Kennen Sie das? Eine Sitzung wurde einberufen und die Teilnehmer versammeln sich im Besprechungsraum. Nun soll es losgehen, doch niemand hat eine Tagesordnung festgelegt. Ein Moderator, der die Sitzung leiten soll, wurde auch nicht bestimmt. Das Ende vom Lied ist eine Besprechung, bei der nur das Geld (Personalkosten) der Firma verbraucht wird, ohne dass konkrete Ergebnisse erarbeitet werden.

Aus diesem Grund sollte vor jeder Sitzung ein Moderator (Sprecher) bestimmt werden, der sich um die organisatorischen Angelegenheiten wie Raum reservieren, Teilnehmer einladen, Tagesordnung verteilen usw. kümmern sollte. Alle Teilnehmer sollten pünktlich erscheinen oder ihre Abwesenheit dem Moderator frühzeitig mitteilen.

Als erstes informiert der Moderator die Teilnehmer über den Gegenstand der Besprechung und stellt die Tagesordnung vor. Bestehen keine Einwände, so kann gestartet werden. Ein zuvor benannter Protokollführer hält alle Ergebnisse fest. Am Anfang müssen die Ziele festgelegt werden (siehe Ziele setzen leicht gemacht). Im Verlauf der Sitzung sollten die Umsetzung geplant und die nächsten Schritte vereinbart werden.

Ist die Sitzung beendet, so fertigt der Protokollführer umgehend das Sitzungsprotokoll an und verteilt es an die Teilnehmer. Im Protokoll sind die nächsten Schritte jeweils mit Verantwortlichkeit und Terminierung festgehalten. Nur so kann eine Sitzung effizient sein!

Als Denkanstoß kann man in jedem Besprechungsraum ein Blatt mit dem folgenden Inhalt aufhängen, das die wichtigsten Hinweise für effektive Sitzungen enthält:

S	precher bestimmen
I	nformieren und entscheiden
T	agesordnung
Z	iele setzen
U	msetzung planen
N	ächste Schritte vereinbaren
G	esprächsprotokoll

Hinweis:
Sie können diese Idee gerne in Ihrem Unternehmen verwenden!
Laden Sie sich dieses Bild (pdf-Format) im Download-Bereich herunter! Wir bitte Sie jedoch darum, einen Verweis auf http://ww.orga-fit.de anzubringen. Vielen Dank!

Tipp:
Als Tischaufsteller für die Besprechungsräume sind diese Hinweise immer am Ort des Geschehens!